Assistante administrative indépendante ou assistant IA : tarifs et ce que chacun fait

Une assistante administrative indépendante facture en 2026 le plus souvent entre 30 et 50 € HT de l’heure en France, d’après les grilles publiées par des prestataires. Les pages belges affichent des montants du même ordre, de 20 à 70 € HTVA selon le profil. Elle décroche le téléphone, traite votre courrier papier et s’engage par un contrat.

Un assistant IA rédige, trie et résume, y compris à 23 h à partir d’une note vocale, et vous rappelle une échéance. Il lui faut quelqu’un pour le configurer et une personne qui relit ce qui part.

Ce guide donne les tarifs publiés avec leurs sources, ce que chacun fait mieux, une répartition des tâches à recopier et un modèle de brief commun. Les exemples portent sur une menuiserie fictive, l’Atelier Maréchal, avec des fichiers pour refaire chaque calcul.

Assistante administrative indépendante : les tarifs affichés en 2026

Il n’existe pas de tarif réglementé. Nous n’avons pas trouvé d’enquête tarifaire 2026 publiée par une fédération professionnelle, en France ou en Belgique. Les chiffres ci-dessous viennent de pages de prestataires et de plateformes, relevées le 28 septembre 2026 : ce sont des fourchettes à confronter à vos devis.

En France :

• Ereia Solutions, 14 juillet 2026 : le plus souvent 30 à 50 € de l’heure pour l’assistance courante. Saisie et classement 25 à 35 €, facturation et relances 35 à 50 €, mission spécialisée 40 à 60 € et parfois plus.
• SBA Horizon, 15 juin 2026 : 30 à 50 € HT de l’heure selon l’expérience et la complexité des tâches.
• 1001secretaires, 5 mai 2026 : 22 à 30 € HT pour une débutante, 30 à 42 € entre 2 et 5 ans d’expérience, 45 à 70 € pour un profil senior ou spécialisé, jusqu’à 80 € en secrétariat médical ou juridique. Forfaits : 150 à 250 € par mois pour 5 heures, 300 à 450 € pour 10 heures, 600 à 900 € pour 20 heures.
• Plateya, 31 mars 2026 : 30 à 55 € HT de l’heure, 200 à 400 € HT par jour.

En Belgique :

• LVSecretariat, page mise à jour le 17 décembre 2025 : de 20 à 70 € HTVA de l’heure pour une secrétaire indépendante.
• Marie Trekker, page mise à jour le 18 septembre 2025 : 30 à 50 € de l’heure, forfait mensuel à partir de 300 € pour 10 heures.
• SOS Services, Bruxelles, page non datée : 37,50 € HTVA de l’heure pour sa propre offre.

Quatre choses font bouger le prix : la spécialité (médical, juridique ou comptable coûtent plus cher), l’urgence (un dossier « pour demain matin » se facture plus qu’une tâche planifiée), le travail dans vos bureaux, qui peut ajouter des frais de déplacement, et le volume : un forfait mensuel revient en général moins cher à l’heure qu’une demande ponctuelle.

HT, TTC et TVA : ce que vous paierez vraiment

Une secrétaire indépendante peut exercer en micro-entreprise en France, ou comme indépendante à titre principal ou complémentaire en Belgique. Pour vous, la différence visible est la TVA sur la facture.

En France, pour une activité de services, la franchise en base de TVA s’applique en 2026 jusqu’à 37 500 € de chiffre d’affaires sur l’année précédente, et 41 250 € sur l’année en cours (Service Public Entreprendre, page vérifiée le 1er janvier 2026). Au-delà, elle facture la TVA au taux normal de 20 %.

En Belgique, le régime de franchise des petites entreprises vise un chiffre d’affaires annuel de 25 000 € HTVA au plus (SNI, 13 mai 2026). Un relèvement de 1 000 € par an, jusqu’à 30 000 € en 2031, a été annoncé au printemps 2026 : vérifiez le seuil en vigueur au moment du devis. Au-delà, elle facture la TVA au taux normal de 21 %.

Si votre entreprise récupère la TVA, seul le montant HT compte pour vous. Sinon, comparez les devis TTC (TVAC en Belgique).

Pour l’Atelier Maréchal, qui a besoin d’environ 11 heures d’assistante par mois (voir la répartition plus bas), le budget va de 330 à 550 € HT par mois sur une base de 30 à 50 € de l’heure.

Externaliser votre secrétariat : ce qu’une assistante indépendante fait mieux

Certaines tâches demandent une personne. Une assistante administrative freelance :

• décroche le téléphone, rappelle un client, négocie un créneau et entend quand votre interlocuteur est agacé ;
• ouvre le courrier papier, le scanne, classe les originaux et va poster un recommandé ;
• juge une situation délicate : un bon client en retard de paiement ne reçoit pas le même message qu’un client qui ne répond plus ;
• tient une relation dans la durée avec vos clients et vos fournisseurs ;
• vous représente auprès d’un tiers, dans les limites d’un mandat écrit que vous définissez ;
• s’engage par un contrat de prestation et peut être assurée en responsabilité civile professionnelle : demandez l’attestation.

Si votre besoin se limite aux appels, la permanence téléphonique (télésecrétariat) est une autre forme d’externalisation administrative, facturée à l’appel ou au forfait. Dans ce guide, le téléphone, le papier et la relation restent du côté humain.

Ce qu’un assistant IA fait, et ce qu’il lui faut

Un assistant IA travaille sur du texte, des fichiers et des rappels. Il peut :

• transformer une note vocale de fin de journée en compte rendu et en brouillon de mail ;
• trier une boîte mail et proposer des réponses que vous relisez ;
• préparer une liste de relances à partir d’un export de factures ;
• faire une première lecture d’une facture fournisseur et signaler un total qui ne tombe pas juste ;
• vous rappeler une échéance à la date fixée.

Les applications grand public en font déjà beaucoup. Au 28 septembre 2026, ChatGPT propose des tâches programmées (y compris en version gratuite, avec des limites), une mémoire d’une conversation à l’autre, la dictée vocale et, selon l’offre et la région, des applications connectées comme Gmail ou Google Drive, à relier dans Settings > Plugins. Chez Claude, les connecteurs Gmail, Google Agenda et Google Drive sont ouverts à tous les comptes (Customize > Connectors) : Claude peut préparer un mail ou créer un rendez-vous. Anthropic a aussi annoncé le 16 septembre 2026 la fusion du chat et de Cowork dans une seule application Claude, déployée progressivement sur les offres Pro et Max : une tâche continue dans le cloud après la fermeture de l’ordinateur, une tâche programmée tourne sans appareil allumé.

Côté budget, la version gratuite suffit pour rejouer les exemples de ce guide. L’abonnement individuel payant est affiché dans l’App Store français et belge, au 28 septembre 2026, à 22,99 € par mois pour ChatGPT Plus et 22,00 € pour Claude Pro, TVA comprise ; le prix sur le web peut différer. À ce prix s’ajoute du temps : la configuration au départ, puis la relecture de chaque envoi.

Ce qui reste à faire, quel que soit l’outil :

1. Quelqu’un le configure : le compte, les connexions, les droits accordés sur chaque outil, les consignes permanentes. Sur une offre individuelle, ces réglages vivent dans votre compte et sur vos appareils : c’est à vous de les tenir à jour.
2. Une personne relit tout ce qui sort. ChatGPT peut demander une validation avant un envoi ou une modification de données, Claude demande par défaut avant d’agir : gardez ce réglage pour tout message destiné à un client.
3. Vous restez responsable de ce qui part en votre nom.
4. Une note vocale dictée sur votre téléphone peut déjà devenir un brouillon de mail ou un rendez-vous, si vous avez relié ces outils à votre compte. Pour un logiciel sans connecteur (un devis dans votre logiciel de facturation, une fiche dans votre ERP), quelqu’un doit construire la chaîne, la tester et l’entretenir.
5. Dès qu’un prestataire, une assistante indépendante comme l’éditeur d’un outil d’IA, traite des données personnelles de vos clients pour votre compte, le RGPD impose un contrat qui encadre ce traitement (article 28). Chez Anthropic comme chez OpenAI, ce cadre de sous-traitance vise les offres professionnelles et l’API, pas les abonnements individuels. Une option contre l’entraînement ne le remplace pas. L’autorité compétente est la CNIL en France, l’Autorité de protection des données en Belgique.

Il se trompe aussi : un montant mal lu sur un scan, une date calculée de travers. D’où le contrôle humain dans chaque tâche ci-dessous. Pour la messagerie en particulier, voyez trier et répondre à ses mails avec l’IA dans Gmail et Outlook.

Le modèle hybride : répartir vos tâches en une page

Faites cette répartition en premier : elle vous dit combien d’heures d’assistante acheter.

Application : un tableur, puis l’assistant IA de votre choix (ChatGPT, Claude, Gemini ou Le Chat). Entrée : le fichier inventaire-admin.csv, douze tâches d’un mois à l’Atelier Maréchal.

Étapes :

1. Pendant deux semaines, notez chaque tâche administrative et le temps passé. Ramenez-le à un mois.
2. Pour chaque ligne, indiquez ce qu’il faut pour la faire : téléphone, papier, rédaction, tri, rappel, lecture de document, décision ou signature.
3. Ouvrez une nouvelle conversation, collez le prompt puis votre tableau.
4. Recomptez les totaux vous-même dans le tableur.

Prompt à copier :

Voici l'inventaire de mes tâches administratives sur un mois, au format
CSV (tâche ; minutes par mois ; ce qu'il faut pour la faire).
Classe chaque tâche dans une seule des trois colonnes, avec ces règles :
- "assistante" si la tâche demande le téléphone ou du papier ;
- "assistant IA" si elle demande de la rédaction, du tri, un rappel ou
  la lecture d'un document, toujours avec ma relecture ;
- "vous" si elle demande une décision ou une signature.
Rends :
1. un tableau : tâche | colonne | minutes par mois ;
2. le total de chaque colonne en heures et minutes ;
3. les tâches où la règle hésite, avec la raison.
N'ajoute aucune tâche et ne modifie aucune durée.

[collez ici le contenu de inventaire-admin.csv]

Résultat attendu, pour les totaux :

assistante    : 11 h 00  (téléphone, courrier, recommandés, relances par téléphone)
assistant IA  : 10 h 00  (comptes rendus, tri des mails, relances écrites,
                          échéances, contrôle des totaux fournisseurs)
vous          :  2 h 20  (devis et prix, signatures)
total         : 23 h 20

La page à recopier (repartition-taches.md (zip) dans les exemples) tient en trois listes :

• Assistante indépendante, 11 heures par mois : téléphone pendant les chantiers, prise de rendez-vous, courrier et recommandés, relances téléphoniques au-delà de 30 jours de retard.
• Assistant IA, avec votre relecture : comptes rendus à partir de vos notes vocales, tri des mails, brouillons de relance, suivi des échéances, contrôle des totaux fournisseurs.
• Vous : devis, prix, signatures, et le choix de relancer ou d’attendre.

Vérification humaine : recomptez les minutes dans le tableur, un modèle peut additionner de travers. Vérifiez qu’aucune durée n’a changé.

Erreur fréquente : l’assistant range « relancer par téléphone » du côté IA, parce qu’il voit le mot relance. Répondez : « Le téléphone va toujours à l’assistante. Reclasse et refais les totaux. »

Briefer une assistante ou un assistant IA : un seul modèle

Un bon brief sert aux deux. Copiez cette trame (modele-brief.md (zip) contient aussi un exemple rempli) et remplissez-la une fois par tâche.

1. Contexte : qui vous êtes, vos clients, le ton à employer.
2. Tâche : ce qu'il faut produire, en une phrase.
3. Entrées : où trouver les informations (fichier, dossier, note vocale).
4. Résultat attendu : format, longueur, un exemple si vous en avez un.
5. Règles : ce qui ne part jamais sans votre accord, ce qu'on ne promet pas.
6. Échéance et fréquence.
7. En cas de doute : qui prévenir, et comment.
8. Accès : quels outils, avec quel compte (jamais votre mot de passe).
9. Budget et contrôle : un nombre d'heures maximum pour
   l'assistante ; pour l'assistant IA, qui relit et en combien de temps.

Exemple : la note vocale de 23 h

Application : l’application mobile de votre assistant IA, ou la transcription collée dans une conversation. Entrée : note-vocale-transcrite.txt, une note fictive enregistrée le lundi 28 septembre 2026 à 23 h 04.

Étapes :

1. Collez le prompt ci-dessous, qui reprend le brief.
2. À la suite, dictez la note ou collez sa transcription.
3. Relisez les trois blocs, corrigez, puis envoyez le mail vous-même.
4. Programmez le rappel du lundi 5 octobre, dans votre agenda ou comme tâche programmée de l’assistant.

Prompt à copier :

Contexte : je dirige l'Atelier Maréchal, une menuiserie de 4 personnes.
Mes clients sont des particuliers et des commerces. Ton : poli, direct,
vouvoiement.
Tâche : à partir de ma note vocale ci-dessous, prépare trois blocs.
1. Un compte rendu de visite en 5 lignes maximum.
2. Un brouillon de mail à la famille Peeters pour annoncer le report
   du chantier. Ne donne aucune autre raison que celle de ma note.
3. La liste des actions : action | qui (moi, assistante ou assistant IA)
   | échéance en date complète. Un appel téléphonique va à l'assistante.
   Un prix ou un devis va à moi. Un mail à un client : brouillon par
   l'assistant IA, envoi par moi après relecture.
Règles : n'invente ni prix, ni délai, ni dimension. Si une information
manque, écris "à confirmer". Nous sommes le lundi 28 septembre 2026
au soir : "demain" veut dire le mardi 29 septembre 2026, et un jour
cité sans date désigne le prochain à venir. "Rappelle-moi" veut dire
un rappel pour moi, confié à l'assistant IA, pas un appel à passer.
Rien ne part sans ma relecture.

Note vocale :
[collez ici la transcription]

Résultat attendu (la formulation variera) :

Compte rendu
- Mme Janssens : métré fait, cuisine en L de 3,20 m sur 2,80 m.
- Chêne massif, pas de laqué. Devis attendu avant le vendredi 2 octobre 2026.
- Boisdor : livraison des panneaux en retard, à rappeler.
- Chantier Peeters reporté du lundi 5 au lundi 12 octobre 2026.
- Assurance camionnette : rappel le lundi 5 octobre 2026 au matin.

Objet : Report du début de votre chantier au 12 octobre

Madame, Monsieur,
Votre chantier commencera le lundi 12 octobre 2026 au lieu du
lundi 5 octobre, en raison d'un retard de livraison des panneaux
chez notre fournisseur. Nous vous prions de nous excuser pour
ce décalage.
Bien cordialement,
Atelier Maréchal

Actions
- Devis cuisine Janssens | moi | avant le vendredi 2 octobre 2026
- Rappeler Boisdor (livraison des panneaux) | assistante | mardi 29 septembre 2026
- Rappel assurance camionnette | assistant IA | lundi 5 octobre 2026, matin
- Mail de report à la famille Peeters | assistant IA (brouillon), moi (envoi) | mardi 29 septembre 2026

Vérification humaine : les dates (le 5 et le 12 octobre 2026 tombent bien un lundi), les mesures du métré (3,20 m sur 2,80 m) et l’absence d’ajout : une date de livraison promise, ou un détail que la note ne donne pas (elle ne dit pas que le chantier Peeters est une cuisine).

Erreur fréquente : l’assistant place « lundi matin » le jour même, lit « rappelle-moi » comme un appel à passer ou s’attribue l’envoi du mail. Les règles du prompt sur les jours, les rappels et les mails évitent ces écarts. Supprimez toute heure que vous n’avez pas dite.

Le même brief, côté assistante, tient en un message : « Rappeler Boisdor mardi pour la livraison des panneaux en retard. Objectif : une date ferme. Budget : 15 minutes. Si la date dépasse le 9 octobre, prévenez-moi avant que j’écrive à la famille Peeters. »

Un cas complet : les relances de factures, à deux

Ici, l’IA prépare, l’assistante appelle, vous tranchez.

Application : l’export de votre logiciel de facturation, votre assistant IA, puis le téléphone. Entrée : factures-ouvertes.csv, six factures fictives au 28 septembre 2026.

Étapes :

1. Exportez vos factures ouvertes : numéro, client, échéance, montant, statut. Le nom d’un client particulier reste une donnée personnelle, même remplacé par un code : tant que l’outil n’est pas couvert par un contrat (point 5), entraînez-vous sur le fichier fictif.
2. Collez le prompt et l’export dans l’assistant IA.
3. Recalculez les jours de retard et le total dans le tableur.
4. Transmettez à l’assistante la liste des appels. Relisez les mails et envoyez-les vous-même.

Prompt à copier :

Nous sommes le 28 septembre 2026. Voici l'export de mes factures
(CSV séparé par des points-virgules, montants TTC en euros).
1. Écarte les factures payées et celles dont l'échéance n'est pas passée.
2. Pour chaque facture en retard, calcule le nombre de jours depuis
   la colonne "echeance" (pas depuis la date de facture).
3. Classe-les : plus de 30 jours = "appel par l'assistante + mail" ;
   30 jours ou moins = "mail de rappel".
4. Rends la liste : numéro, client, montant, jours de retard, action,
   puis le total en retard.
5. Rédige un brouillon de mail de rappel courtois pour chaque facture
   en retard, sans pénalité ni menace.
N'invente aucune facture et ne change aucun montant.

[collez ici le contenu de factures-ouvertes.csv]

Résultat attendu :

F-2026-071  Boulangerie Lemaire     1 850,00 €  57 j  appel + mail
F-2026-078  Cabinet Dufour            640,00 €  39 j  appel + mail
F-2026-083  Famille Peeters         3 200,00 €  19 j  mail de rappel
F-2026-090  Résidence Les Tilleuls    980,00 €   1 j  mail de rappel
Total en retard : 6 670,00 €
Écartées : F-2026-085 (payée), F-2026-094 (échéance le 15 octobre 2026)

Vérification humaine : recalculez les jours avec une formule du tableur (date du jour moins échéance) et comparez le total, 6 670,00 €.

Puis jugez. La famille Peeters doit un acompte de 3 200 €, et vous lui annoncez cette semaine un report de chantier : envoyer les deux mails ensemble est maladroit. La Résidence Les Tilleuls n’a qu’un jour de retard, un rappel peut attendre une semaine. Ces deux décisions vous reviennent.

Erreur fréquente : le modèle compte la facture payée, ou calcule le retard depuis la date de facture. Répondez : « Retire les factures payées et calcule depuis la colonne echeance. »

Le brief pour l’assistante : « Appeler Boulangerie Lemaire (F-2026-071, 1 850,00 €, 57 jours) et Cabinet Dufour (F-2026-078, 640,00 €, 39 jours). Objectif : une date de paiement. Budget : 30 minutes. Aucun échéancier sans mon accord. »

Avant de choisir : cinq questions

1. Combien de vos heures demandent le téléphone ou le papier ? Si c’est l’essentiel, commencez par une assistante.
2. Vos tâches arrivent-elles le soir, en vrac, sous forme de notes ? Un assistant IA les met en forme, et vous relisez.
3. Qui relit ce qui part chez vos clients, et quand ?
4. Quelles données confiez-vous, et avec quel contrat ?
5. Quel volume ? Les forfaits cités plus haut démarrent à 5 heures (1001secretaires) ou 10 heures par mois (Marie Trekker) : en dessous, payez à l’heure ; au-delà, comparez les forfaits.

Check-list pour votre prochaine séance de travail

• Lancez l’inventaire sur deux semaines, sur le modèle de inventaire-admin.csv.
• Demandez deux ou trois devis d’assistantes, en HT et en TTC, avec le mode de facturation.
• Rejouez les trois exemples avec les fichiers fournis. Avant d’y mettre des données de clients, vérifiez le contrat de l’outil (point 5 plus haut).
• Rédigez un brief par tâche avec la trame ci-dessus.
• Fixez la règle : rien ne part chez un client sans qu’une personne l’ait lu.

Pour une première tâche pas à pas avec un assistant IA, partez du guide utiliser l’IA dans votre métier. Si vous êtes consultant, le guide pour consultants et freelances prépare une facture à partir d’un suivi du temps. Avant de brancher un agent sur vos outils, lisez ce qu’il faut préparer avant d’installer un agent IA dans une PME.

Confier la partie IA à quelqu’un

Si la colonne « assistant IA » vous parle mais que vous ne voulez pas régler vous-même les connexions, les droits d’accès et les règles de relecture, MACCUS met en place un assistant personnel dans Telegram : texte, notes vocales, documents et images, en français, anglais ou néerlandais. Les connexions à vos outils (agenda, Drive, messagerie, ERP) s’étudient au cas par cas. Il ne passe pas d’appels : pour le téléphone et le courrier, une assistante indépendante reste la bonne réponse. Pour en parler à partir de votre propre répartition, voyez l’assistant IA de MACCUS.