Créer un agent IA sans coder : la même relance de devis avec Claude, ChatGPT et n8n

Pour créer un agent IA sans coder, il vous faut une tâche précise, des règles écrites, un outil qui applique ces règles au bon moment et une relecture humaine avant tout envoi. L’outil peut être un projet Claude ou ChatGPT, ou un outil d’automatisation comme n8n.

Ce guide construit le même petit agent de trois façons. Il lit un fichier de suivi des devis, repère ceux à relancer et rédige les e-mails de relance en brouillon. Si vous n’utilisez encore ni Claude ni ChatGPT, le comparatif Claude ou ChatGPT pour une petite entreprise vous aide à choisir.

Comment créer un agent IA en quatre étapes

1. Choisissez une tâche répétitive dont le résultat se vérifie : ici, relancer les devis sans réponse.
2. Écrivez les règles comme pour un collègue : quel fichier, quels critères, quel résultat, quels interdits.
3. Confiez-les à un outil : un projet si vous lancez le travail vous-même, une tâche planifiée ou un workflow s’il doit tourner seul.
4. Gardez la main : l’agent prépare des brouillons, vous relisez et vous envoyez.

L’agent à construire : relancer les devis en attente

L’exemple suit une entreprise fictive, Lefèvre Techniques, qui installe du chauffage et de la climatisation. Son suivi tient en huit devis inventés, avec des adresses en .example. Apprenez sur ce fichier avant de toucher à votre vrai fichier clients.

Fichiers d’exemple : suivi-devis.csv (les huit devis), instructions-projet.txt (les règles à coller), prompt-n8n.txt et verifier_tri.py (zip), un script qui recalcule le tri attendu.

Les règles, appliquées au lundi 21 septembre 2026 : un devis accepté ou refusé ne demande rien ; une validité dépassée donne « expiré » ; deux relances déjà faites donnent « à appeler » ; un dernier contact vieux de 7 jours ou plus donne une relance ; le reste est trop récent.

Le résultat juste : trois relances (D-2026-041 et D-2026-049 en première relance, D-2026-043 en deuxième), un devis à appeler (D-2026-045), un expiré (D-2026-046), trois sans action et 6 170 € HT de devis relancés. D-2026-049 tombe pile à 7 jours : il teste la limite.

Les trois méthodes en bref

• Claude : un projet lancé à la main, sur toutes les formules ; une tâche planifiée chaque lundi sur une formule payante.
• ChatGPT : un projet lancé à la main, plus un rappel planifié, car une tâche créée dans un projet ne lit pas ses fichiers ; le mode agent, payant, peut aussi se répéter.
• n8n : un workflow qui lit une feuille Google Sheets chaque lundi et crée des brouillons Gmail. Vous gérez les comptes, les clés d’accès et, en auto-hébergé, le serveur.

Ce qui a été vérifié : un script rejoue les règles sur le fichier fictif. Les instructions ont aussi tourné via l’API d’OpenAI, sur deux modèles dont un petit modèle rapide : tri et total justes. Ces essais valident les règles et le format de sortie. Les menus cités suivent les documentations officielles consultées le 28 septembre 2026 ; les interfaces n’ont été ni testées ni chronométrées, donc aucune durée n’est annoncée.

Route 1 : créer un agent IA avec Claude

Prérequis : un compte Claude. Les projets existent sur toutes les formules, gratuite comprise (cinq projets au maximum). Les tâches planifiées demandent une formule payante (Pro, Max, Team ou Enterprise).

1. Dans la barre latérale (ou sur claude.ai/projects), ouvrez Projects, puis cliquez sur « + New Project » en haut à droite et nommez-le « Relances devis ».
2. Cliquez sur « Set project instructions », collez les instructions ci-dessous, puis « Save instructions ».
3. Ouvrez une conversation dans le projet, joignez suivi-devis.csv et envoyez le prompt de la semaine.
4. Comparez le tableau au résultat juste avant de lire un seul e-mail.

Instructions du projet (adaptez le nom et la signature) :

Tu prépares les relances de devis de Lefèvre Techniques (chauffage et
climatisation). Tu rédiges des brouillons : tu n'envoies rien.

Entrée : un CSV de suivi des devis, colonnes numero, client, contact,
email, objet, montant_ht, date_envoi, dernier_contact, nb_relances,
valable_jusqu_au, statut. Dates au format AAAA-MM-JJ.

Tri, règles dans l'ordre, avec la date du jour que je te donne :
1. Statut autre que "envoyé" : "rien".
2. valable_jusqu_au antérieure à la date du jour : "expiré".
3. nb_relances égal à 2 ou plus : "à appeler".
4. dernier_contact il y a 7 jours ou plus (7 inclus) : "relance 1" si
   nb_relances vaut 0, "relance 2" s'il vaut 1.
5. Sinon : "rien" (trop récent).

Réponse :
A. Un tableau de tous les devis : numéro | client | décision | raison.
B. Pour chaque relance, un e-mail. Objet : "Devis [numero] : [objet]".
   100 mots maximum, vouvoiement, commence par "Bonjour" suivi du prénom
   et du nom du contact (ne devine pas Madame ou Monsieur), rappelle le
   numéro, l'objet, le montant HT et la date de validité. Dates en
   toutes lettres (30 septembre 2026), montants avec une espace
   (1 250 € HT).
   Relance 1 : courte et cordiale, propose de répondre à une question.
   Relance 2 : annonce la dernière relance, propose un court appel,
   sans pression.
   Signature : Thomas Lefèvre, Lefèvre Techniques.
C. Le total HT des devis relancés.

Interdits : aucune remise, aucun délai, aucune promesse, aucun fait absent
du fichier. Colonne manquante ou date illisible : signale-le, ne devine pas.

Prompt de la semaine :

Date du jour : lundi 21 septembre 2026.
Voici le suivi des devis (suivi-devis.csv joint). Prépare les relances.

Extrait du résultat attendu :

D-2026-043 | Cabinet Moreau Architectes | relance 2 | dernier contact il y a 14 jours
D-2026-045 | Hôtel Les Tilleuls | à appeler | déjà relancé 2 fois

Objet : Devis D-2026-043 : Contrat d'entretien annuel climatisation
Bonjour Julien Moreau,
Je reviens une dernière fois vers vous au sujet du devis D-2026-043,
contrat d'entretien annuel climatisation (1 250 € HT), valable jusqu'au
30 septembre 2026. Si c'est utile, je vous propose un court appel pour
en parler.
Thomas Lefèvre, Lefèvre Techniques

Total HT des devis relancés : 6 170 €

Pour le faire tourner seul chaque lundi (formule payante) : cliquez sur « Scheduled » dans la barre latérale, puis « New task » et « Set up manually ». Donnez un nom, collez les instructions dans le prompt en ajoutant « Utilise la date du jour de l’exécution », choisissez le mode d’approbation manuel et une fréquence hebdomadaire, puis « Save ». Avec la nouvelle expérience Claude (en déploiement sur Pro et Max), décrivez la tâche et sa fréquence dans une conversation, puis cliquez sur « Schedule ».

Ces tâches tournent dans le cloud, même ordinateur éteint, avec vos connecteurs et les fichiers enregistrés dans votre compte Claude ; elles ne lisent pas un dossier de votre ordinateur. Pour un suivi à jour, tenez-le dans Google Sheets et ajoutez au prompt : « Lis la feuille Suivi devis dans mon Google Drive ». Le connecteur Gmail sait préparer des brouillons et demande votre accord avant tout envoi par défaut. Demandez-lui des brouillons uniquement. En mode manuel, Claude peut s’arrêter pour demander votre accord avant d’utiliser un connecteur : ouvrez la tâche le lundi.

Contrôle humain : vérifiez le tri, puis chaque montant et chaque date dans les e-mails. Après envoi, mettez à jour dernier_contact et nb_relances, sinon les mêmes devis reviendront.

Ce qui casse :

• La limite exacte : lors d’un essai, le devis à 7 jours pile a d’abord été classé « trop récent ». Écrivez « 7 inclus » et contrôlez les cas limites avec le script.
• Des dates en 21/09/2026 au lieu de 2026-09-21 : l’IA peut inverser jour et mois. Gardez un seul format.
• Un « Madame » ou « Monsieur » deviné d’après le prénom : un essai l’a produit avant l’ajout de la règle « ne devine pas ».
• Des e-mails avec « 2026-09-30 » ou « 1250 € » : un petit modèle l’a fait tant que la règle de format manquait.
• Le mode où Claude agit sans demander : réservez-le aux actions sans conséquence. Un e-mail à un client en a toujours.

Route 2 : créer un agent IA avec ChatGPT

Prérequis : un compte ChatGPT. Les projets sont ouverts aux comptes gratuits (cinq fichiers par projet, 25 en Plus). Les tâches planifiées aussi : trois tâches actives en gratuit, au plus une fois par jour, dans un créneau flexible ; l’heure précise demande une formule payante.

1. Dans la barre latérale, cliquez sur « New project » et nommez-le « Relances devis ».
2. Dans le menu « ••• » du projet, ouvrez « Project settings » et collez les mêmes instructions.
3. Dans une conversation du projet, joignez suivi-devis.csv et envoyez le même prompt de la semaine.
4. Comparez le tableau au résultat juste, puis relisez les trois e-mails.

Le résultat attendu est celui de la route 1 : même tri, trois brouillons, 6 170 € HT.

Pour la régularité, demandez dans une conversation : « Chaque lundi à 8 h 30, rappelle-moi de préparer les relances de devis dans le projet Relances devis. » En gratuit, l’heure devient un créneau, par exemple le matin. Confirmez, puis activez les notifications dans Settings > Notifications. Vos tâches sont listées dans « Scheduled ».

Pourquoi un rappel : d’après le centre d’aide d’OpenAI, une tâche créée dans un projet ne peut pas accéder aux fichiers de ce projet. Le mode agent (formules payantes, 40 messages par mois en Plus) peut se répéter et utiliser des applications connectées ; ce montage n’est pas détaillé ici, testez-le d’abord sur le fichier fictif.

Ce qui casse : les mêmes points que pour Claude, plus des notifications désactivées (le rappel passe inaperçu) et la limite de fichiers si vous déposez une nouvelle version chaque semaine dans le projet.

Route 3 : créer un agent IA avec n8n

n8n est un outil d’automatisation visuel : vous reliez des blocs, appelés nœuds. Certains champs demandent de courtes expressions entre accolades, à copier depuis ce guide. C’est la route qui tourne seule sans abonnement Claude ou ChatGPT, et celle qui demande le plus de réglages.

Prérequis :

• n8n Cloud (essai gratuit sans carte, puis formule Starter à 24 € par mois, ou 20 € par mois en annuel, pour 2 500 exécutions, tarifs du 28 septembre 2026), ou n8n auto-hébergé, gratuit en édition Community, sur un serveur que vous administrez ;
• une feuille Google Sheets « Suivi devis » où vous importez suivi-devis.csv (Fichier > Importer). Si les dates s’affichent en 21/09/2026, sélectionnez les trois colonnes de dates, puis Format > Nombre > Date et heure personnalisées, choisissez un format du type 2026-09-21 et cliquez sur « Appliquer » : n8n lit les dates telles qu’elles s’affichent ;
• une clé d’API OpenAI, Anthropic ou Mistral. L’API se paie à l’usage, à part de vos abonnements ChatGPT ou Claude.

Étapes :

1. Créez un workflow. Dans ses réglages (Settings), réglez « Timezone » sur Europe/Brussels ou Europe/Paris.
2. Ajoutez « Schedule Trigger » : Trigger Interval « Weeks », Weeks Between Triggers 1, Trigger on Weekdays « Monday », Trigger at Hour 8am, Trigger at Minute 30.
3. Ajoutez « Google Sheets », opération « Get Row(s) », connectez votre compte Google et choisissez la feuille.

4. Ajoutez « Filter », quatre conditions reliées par AND (champ, comparaison, valeur) :

   • {{ $json.statut }}, String > is equal to, envoyé ;
   • {{ $json.nb_relances }}, Number > is less than, 2 ;
   • {{ $json.dernier_contact }}, Date & Time > is before or equal to, {{ $today.minus({days: 7}).toISODate() }} ;
   • {{ $json.valable_jusqu_au }}, Date & Time > is after or equal to, {{ $today.toISODate() }}.

   Gardez .toISODate() : les deux côtés deviennent des dates sans heure, et le devis à 7 jours pile reste dans le filtre. Si n8n signale « wrong type », activez l’option « Less Strict Type Validation ».

5. Ajoutez « Basic LLM Chain », prompt « Define below », collez le prompt ci-dessous et branchez un modèle (par exemple « OpenAI Chat Model ») avec votre clé. Un petit modèle rapide suffit pour des e-mails courts : testez-le sur le fichier fictif.

6. Ajoutez « Gmail », ressource « Draft », opération « Create », type « Text ». Objet : Devis {{ $('Filter').item.json.numero }} : {{ $('Filter').item.json.objet }}. Message : {{ $json.text }}, le champ où le nœud précédent renvoie le texte. Option « To Email » : {{ $('Filter').item.json.email }}.
7. Pour tester sur le fichier fictif, remplacez temporairement les deux valeurs de date du filtre par 2026-09-14 et 2026-09-21, exécutez le workflow depuis l’éditeur, puis remettez les expressions. Les brouillons de test visent des adresses .example, qui n’existent pas : supprimez-les ensuite.
8. Publiez le workflow : un déclencheur planifié ne tourne pas sans publication.

Prompt du nœud Basic LLM Chain :

Rédige en français un e-mail de relance pour un devis. Vouvoiement,
100 mots maximum, pas de ligne d'objet. Commence par "Bonjour" suivi du
prénom et du nom du contact (ne devine pas Madame ou Monsieur). Signature :
Thomas Lefèvre, Lefèvre Techniques. Date en toutes lettres (30 septembre
2026), montant avec une espace (1 250 € HT). N'invente ni remise, ni délai,
ni promesse.

Contact : {{ $json.contact }}
Client : {{ $json.client }}
Devis : {{ $json.numero }}, {{ $json.objet }}
Montant : {{ $json.montant_ht }} € HT
Valable jusqu'au : {{ $json.valable_jusqu_au }}
Relances déjà faites : {{ $json.nb_relances }}

Si "Relances déjà faites" vaut 0 : relance courte et cordiale, propose de
répondre à une question. S'il vaut 1 : annonce que c'est la dernière relance
et propose un court appel, sans pression.

Résultat attendu : le filtre garde D-2026-041, D-2026-043 et D-2026-049, et trois brouillons arrivent dans Gmail, adressés à lucie@verhaegen.example, j.moreau@moreau-archi.example et nadia@salon-nadia.example. Ici, le tri par date est fait par le filtre ; le modèle ne rédige que le texte, à partir des seuls champs utiles.

Ce qui a été vérifié : la logique des quatre conditions a été rejouée hors de n8n sur le fichier fictif (filtre-n8n-logique.js (zip)), avec les trois mêmes devis, et le prompt a tourné via l’API d’OpenAI sur un petit modèle pour D-2026-043 (deuxième relance). Le workflow n’a pas été monté dans n8n pour cet article ; les réglages suivent la documentation de n8n.

Contrôle humain : le lundi, ouvrez les brouillons, vérifiez destinataire, montant et date, envoyez vous-même, puis mettez la feuille à jour. Ne confiez pas cette mise à jour au workflow : il marquerait un devis relancé même si le message n’est jamais parti.

Ce qui casse :

• Le fuseau horaire : sans réglage, un n8n auto-hébergé suit l’heure de New York, et votre lundi 8 h 30 devient 14 h 30 chez vous.
• Des dates affichées en 21/09/2026 dans Google Sheets : n8n les reçoit ainsi et les comparaisons de dates déraillent. Appliquez le format 2026-09-21.
• Un workflow non publié, un accès Google révoqué, un crédit d’API épuisé : rien ne part, sans alerte. Regardez la liste des exécutions le lundi ou désignez un workflow d’erreur dans les réglages.
• Les devis « à appeler » et « expirés » ne sortent pas : ce filtre ne garde que les relances. Une seconde branche (un autre Filter, puis un e-mail vers vous seul) peut vous les signaler.

Après la mise en route : hébergement, accès, entretien, responsabilité

Avec Claude et ChatGPT, le fournisseur héberge. Vous gérez votre compte, les connecteurs activés, les fichiers déposés et la mise à jour des instructions.

Avec n8n Cloud, n8n héberge ; vous gérez les identifiants Google, la clé d’API et son budget. En auto-hébergé, s’ajoutent le serveur, ses mises à jour, sa sécurité et ses sauvegardes, avec votre accès Gmail stocké dessus. C’est le même arbitrage que pour un assistant IA open source installé sur votre propre serveur.

Si un message part avec une erreur, c’est votre entreprise qui l’a envoyé, quel que soit l’outil. D’où la règle de ce guide : des brouillons, relus et envoyés par une personne nommée.

Donnez à l’agent le minimum d’accès : un agent qui lit une boîte mail peut tomber sur un message écrit pour le détourner, un risque que la documentation de ChatGPT agent décrit elle-même.

Votre suivi contient des noms et des adresses : ce sont des données personnelles, même entre entreprises. Lisez les conditions de traitement du fournisseur et envoyez au modèle le moins de colonnes possible. Sur un compte personnel ChatGPT ou Claude, vérifiez aussi le réglage qui autorise l’entraînement des modèles sur vos conversations ; le désactiver ne suffit pas à rendre un usage conforme. L’autorité compétente est l’Autorité de protection des données en Belgique, la CNIL en France. Pour tout préparer, voyez ce qu’il faut régler avant d’installer un agent IA dans une PME.

Un prompt à rôles, des chats en relais, un agent connecté

Les instructions de la route 1 demandent de trier, rédiger et totaliser. Un seul modèle joue alors trois rôles dans une seule réponse : écrire trois rôles dans un prompt ne crée pas trois agents.

Vous pouvez ajouter un relecteur à la main. Dans une nouvelle conversation, collez le fichier et les brouillons, puis :

Pour chaque brouillon, vérifie contre le fichier : numéro, montant HT,
date de validité et nom du contact. Liste les écarts. Ne réécris rien.

C’est une délégation manuelle : c’est vous qui portez le texte d’un chat à l’autre. Essayé via l’API d’OpenAI sur trois brouillons contenant deux erreurs volontaires (un montant, une date), ce relecteur a relevé les deux, sans rien réécrire.

La tâche planifiée de la route 1, avec ses connecteurs, et le workflow de la route 3 sont des enchaînements connectés : lecture, tri, rédaction et brouillon s’exécutent sans copier-coller et sans que vous les lanciez ; seules les validations que vous avez demandées vous attendent. Il faut des accès à vos logiciels, réglés compte par compte, et quelqu’un qui les configure, les surveille et en répond. Le guide choisir son modèle IA et organiser plusieurs agents détaille cette différence.

Agent IA gratuit : ce qui l’est vraiment

• Claude gratuit : le projet lancé à la main, oui ; la tâche planifiée, non.
• ChatGPT gratuit : le projet et un rappel hebdomadaire, oui, dans les limites de la formule.
• n8n : l’édition Community est gratuite, mais le serveur, son entretien et l’API se paient.

Pour cet agent, la version gratuite est celle où vous lancez le tri vous-même. Le faire tourner sans vous passe par une tâche planifiée Claude ou le mode agent de ChatGPT (formules payantes), ou par n8n (abonnement ou serveur, plus l’API).

Votre prochaine session

1. Ouvrez votre suivi des devis : colonnes et format des dates.
2. Rejouez l’exemple avec la date du 21 septembre 2026 : trois relances, 6 170 € HT.
3. Adaptez nom, signature, délai de 7 jours et nombre de relances.
4. Choisissez la route : à la main, tâche planifiée ou workflow n8n.
5. Nommez qui relit les brouillons et met le fichier à jour après envoi.
6. Avant des données réelles, lisez les conditions du fournisseur.

D’autres tutoriels partent d’un métier plutôt que d’une tâche : ils sont réunis dans l’IA par métier.

Si vous préférez ne pas tenir vous-même le serveur, les accès et l’entretien de la route 3, c’est le rôle de l’assistant IA de MACCUS : un assistant installé et hébergé pour vous, dans Telegram, à qui vous écrivez ou envoyez un vocal. Il arrive sans connexion à vos outils ; l’accès à votre suivi des devis ou à votre messagerie se décide avec vous, au cas par cas.